- 外部監査人の監査をクリアする。
・文書化の品質
・アサーションに基づくリスク・コントロール
・文書管理
- テクニカル（専門的）な部分が大きい。
- 生産性を高める。
- 現場負担を少なく。（作業量、ツール修得）
- 次年度以降もメンテナンスが容易。
- プロセスの標準化（BPR）につなげる＝統制コストの削減。
-
ビジネスユニット別・業務プロセス別に同時スタートの場合
各ビジネスユニット、もしくは関連会社単位で業務プロセスごとに業務記述書を作成していくと、ある部署では細密になり、別な部署では粗雑になるなど、文書の品質が一定しなくなる可能性があります。
現業部門が均一に文書化のコストを担うことになり、最終的に品質が不揃いで内容の類似した業務フロー、RCMが大量に発生することとなり、プロセスの標準化（＝統制コストの削減）に結びつけることが困難になります。
文書化はまず、最も標準的と考えられるビジネスユニットだけを「パイロットモデルプロセス」として品質の高い文書を作りレビューし、その後にこれを参照モデルとして全社展開する方法が効果的です。
これにより全社レベルでの文書品質を確保し、かつ全体の工数を最小化することができます。
また、業務プロセスの標準化もしやすくなります。
-
対応ポイント(2)情報収集は現場から、完成はセントラルで
業務を最も理解しているのはもちろん現場の担当者です。しかし一般にRCMに必要となるアサーションや勘定科目などテクニカルな項目までそれぞれの担当者に書かせることは困難です。
現業部門にはExcel等の表形式で業務内容、部門、リスク、コントロール程度までを記述してもらい、事務局やプロセスオーナーがそれらをツールを使って業務フローとRCMに表すよう分業するのが効率的です。
こうしてできたドラフト版に、さらにテクニカルな項目を追記して完成させる方法が、現業部門のナレッジを活用しつつクオリティの高い文書を作るひとつの方法です。
業務プロセスの数が少なければ、作成すべき文書の量は少なくてすみます。ツールについても、Microsoft®Excel等で作成したデータを電子メールで交換し合うことで済む場合もあります。
しかし、一般に業務フローが300あれば、それに伴うリスクコントロールの数は約1,000に及びます。さらに運用テストまで含めた内容を記述すると、最終的に数千ページにも及ぶ文書を作成しなくてはなりません。
また、文書化は作成だけではなく、その後のメンテナンスが必要となります。業務フローの作成からRCM作成、運用テスト・評価までをサポートするツールの活用をおすすめします。
