JFMA様　会員向けWebシステム構築

・試験手続きのWeb化により外注費用を4割程度削減できた
・会員の属性に合わせた有益な情報提供が可能になった
・会員情報の一元化で情報管理が容易になり、会員からの問い合わせなどへの対応がスムーズになった

現在、ファシリティマネジャーの有資格者は、国内で4,000〜5,000人ほど。有資格者への情報提供や会員サービスの地域格差をなくし、さらなる普及に努めるため、JFMA様は、より積極的な活動を実施していく必要性があると判断しました。

そこで、ファシリティマネジャー資格試験の運用を最適化し、かつ有資格者・会員データベースを一元化、これに連動した会員Webシステムを構築し、インターネットによる情報発信などを行うこととしました。

この会員Webシステムの構築について、事業部長 若生 寛氏は、次のような要件があったと言います。「JFMAは複数企業の総務部門などから出向してきた人材で運営されており、2〜3年サイクルで担当者が入れ替わるという特殊な事情があります。このため、運用ノウハウを定着させることが難しいので、誰でも簡単に使えて、引き継ぎがしやすいシステムであることが要件としてありました。また、これまで試験処理システムをアウトソースしていたベンダーを組み入れたままのかたちで、新しいシステムを構築したいという意向もありました」

今回のシステム構築にあたり、4社からシステム提案を受けたJFMA様は、最終的に日立情報システムズを選択しました。その理由について若生氏は、「4社から受けた提案のうち、最終的には日立情報ともう1社に絞られました。このもう1社の提案はなかなか良かったのですが、既存のベンダーを包括したかたちでの提案ではなく、システム的に少し飛躍し過ぎた感じがありました。その点、日立情報は飛躍し過ぎることなく、こちらの要望に適切な提案で応えてくれました。既存のベンダーを包括したかたちであり、なおかつ会員／有資格者／受験者の情報をDBで一元化するなど、足りない部分をうまく補う内容でした。また、営業担当者のレスポンスも素早く、対応も丁寧だったため、今後のことを考えても安心感がありました」と、語ります。

新しいシステムでは、既存の試験処理システムが最適化され、出願などの手続きをWebベースで行えるようになりました。また、担当者の入れ替わりが多いJFMA様特有の要件に対しても、ある程度決められたメニューの順番に処理をすれば、作業が進められる簡単に使えるシステムを提供することで対応しています。また、試験願書にバーコードを採用することで、受験者の手間を簡素化できたほか、運用側では受験者情報のデータ入力が不要になるなど大幅な効率化を実現し、これまでの外注費の約4割にあたるコストを削減することができました。それに加え、Web上から出願を行えるようにしたことで、受験者の数をリアルタイムに把握できるようになり、会場の手配など運営面の負担も軽減されました。

また、事務局長 実川 博史氏は、効果について次のように語ります。「会員／有資格者／受験者の情報を一元的に管理できるようになったため、それぞれの属性に合わせた情報公開が可能になりました。例えば会員の特典として、調査研究部会の報告や会員広報誌のバックナンバーを閲覧できるようにしました。これらをWeb上で公開することは、地域格差や時間差を埋めることにもつながります」

そして、情報を一元管理したことについては、「ファシリティマネジャーの資格は5年に一度更新する必要があり、更新期限が近づいてきた会員へ更新案内を発送します。しかし、これまでは会員情報が一元化されていなかったため、情報変更なども一斉に行われず、データの重複や不整合が発生していました。こうした問題がDBの一元化によってなくなり、会員対応がスムーズになりました」と、効果を語っていただけました。

今後の展望について、実川氏は次のように語ります。「今後は、ビデオ配信やeラーニングなどを推進して、サービスの拡充を図りたいと思っています。研究部会やウィークリーセミナーのほとんどが東京で開催されるので、時間的・距離的な理由から、参加したくても参加できない方もいます。こうした方々に開催時の様子をビデオ配信することによって、より多くの方に受講していただけるようになります。また、受験者や会員に向けてeラーニングを提供し、ファシリティマネジャーになるため、あるいはさらなる知識向上を目指すための学習を支援していきたいと思っています」