株式会社ヴァンパッシオン様
株式公開に向けて
販売管理システムを強化

当社では2004年の設立以来、輸入、通関、入庫、注文受付、出荷、請求といったワインの輸入・卸に関する一連の作業を、データベースソフトとExcelによる管理を行ってきました。しかし、事業の拡大にともない取引数や取引アイテムが飛躍的に増加したことで、データベースソフトによる管理は限界を迎えていました。さらに2006年4月には、将来の株式公開を視野に入れ増資を行ったのですが、増資により売上拡大も見込まれ、これまでの販売管理手法では、作業が追いつかないことが明らかでした。そこでこれを機に、会社設立時からの構想でもあった基幹業務のシステム化に着手することを決めました。（川上氏）

―― 設立時からシステム化の構想はお持ちだったのですね。

ワインは非常に細かい商材で、また天候や為替相場からも影響を受けます。そのため、思いがけないことで利益率が変わってしまうこともあります。事業が拡大することで、利益率の変動が業績に与える影響はますます大きくなります。こうした部分をコントロールするには、きちんとした販売データをもとに、経営分析を行う必要があります。

また一方で経営者としては、システム化できることを手作業で行うことで、社員に負荷をかけてはいけないという思いもありました。

こうしたことから、いつかはきちんとした販売管理システムを導入したいと考えていました。（川上氏）

―― システムの選定は、どのように進められたのでしょうか？

私自身、販売管理の仕事をしながらの選定作業だったので、情報収集は主にWebで行いました。最終的に3社の製品に絞り込み、各社から話を聞きました。選定の基準となったのは、株式公開後も使い続けられるだけの機能を持っているかどうかということ。その上で、例えば数十億円程度の売上規模であっても、問題なく使えるかということ。さらに内部統制やセキュリティも重要なポイントになりました。とにかく、これからさらに会社として大きくなろうという時機だったので、「大きくなっても使える」ということを重視しました。（太田氏）

―― 最終的に「TENSUITE」を選ばれましたが、決め手はどこにあったのでしょうか？

実は3社の製品に、基本の方向性として大きな違いはありませんでした。ただし、細かく見ていくと、月次決算が可能かどうかといったことや、私どもはワインという直接お客様の口に入る商材を扱うため、商品の履歴管理、つまりトレーサビリティを重視しますが、そうした部分の充実度でも違いがありました。さらに他システムとの連携といった拡張性を見ていくと、おのずと製品は絞られ、最終的に選択したのが「TENSUITE」でした。

また、私どもの疑問に一番親切に対応してくれたのが、日立情報システムズでした。そうした点に惹かれて、お願いしようと思ったのも事実です。（太田氏）

―― 貴社では「TENSUITE」をどのようにご活用されていますか？

導入決定から稼働までスケジュールに余裕がなかったため、まずは標準機能のみ導入しました。また、「TENSUITE」は、ワインの買い付けから始まりお客さまからの入金まで、私どもの業務すべてに利用することができるのですが、とにかく手作業で負担になっている業務からシステム化することを優先しました。そのため現在は、船が日本に到着して仕入計上される部分と、ワインを出荷して、お客さまから入金いただく部分で利用しています。

また別ソフトを使っている会計について、将来的には連携を予定しています。（吉田氏）

―― 実際に使ってみて、どのような効果がございましたか？

今回の「TENSUITE」導入により、販売管理に関する業務は大幅に軽減され、これまで業務を担当していた2〜3名のスタッフが、別業務に注力できるようになりました。またこれまでは専任のスタッフでなければ管理業務を行えなかったのですが、システム化されたことで誰もが業務を行えるようになり、負荷が分散されたことも大きいですね。さらに複数のスタッフが作業を行うことでダブルチェック体制をとることができ、入力ミスなどが減るという副次的な効果もありました。

また当社は、東京の他に大阪、福岡にも営業拠点があるのですが、各拠点で販売データを容易に一元管理できるようになりました。その結果、例えばワインの在庫数といった、リアルタイム性を要求される情報も、いずれの拠点からも入手できるようになり、お客様からの注文にも、スピーディーに対応できるようになりました。実際、売上も向上しています。（吉田氏）

今回、販売管理のシステム化を行ったことで、会社として当たり前の業務フローを、きちんと構築できるようになりました。株式公開を行う以上、各拠点毎の採算性や、月次での収支報告といったIR情報の迅速な開示が必要です。実際、稼働から1年以上が経ち、こうした情報開示に必須な販売データも蓄積されてきました。

今後は、こうしたデータを経営判断の指標としても活用し、例えば販売店毎の売上推移や、もしくはブルゴーニュやボルドーといったブランド毎の売上推移などを分析し、単なる売上拡大だけでなく、利益率の向上による、より効率的な経営を目指したいと思います。

またそのためには、まだ活用していない「TENSUITE」の機能を検証し、活用範囲を拡大することで、さらなる業務の効率化が必要だと思います。（川上氏）

―― 日立情報システムズに対するご要望はございますか？

「TENSUITE」では、モバイル対応も方向性の一つとして考えています。やはり営業からは、外出先でもリアルタイムな在庫数を知りたいという要求があります。そのためにはクリアすべきセキュリティなどの問題がありますが、ぜひこうした部分でご協力いただければと思います。

また、今回構築した販売管理システム以外にも、セキュリティやJ-SOXなど会社としてやらなければならないことがまだ多く残っています。そこで、ぜひこれらを踏まえ、当社にベストと考えうるトータルな提案も期待しています。（川上氏）

ワインによる幸せ拡大を、システム面からサポートいたします。

「ワインの幸せを広げたい」 この理念のもと、川上社長を始め全社員の方々がいきいきと仕事に取り組む姿勢を拝見し、いつも元気をいただいております。

今後もお客様のお役に立てるよう、全力でサポートさせていただきたいと思います。